Kurz gesagt
Alte Software lösen Sie am sichersten schrittweise ab: zuerst genau aufschreiben, was das alte System tatsächlich tut, dann die Daten sichern und bereinigen, danach Teil für Teil umstellen und eine Zeit lang parallel arbeiten. Ein harter Wechsel an einem Stichtag ist nur bei kleinen Systemen sinnvoll. Wichtig ist, dass Sie Ihre Daten jederzeit vollständig herausbekommen.
Wann es Zeit wird
- Der Hersteller bietet keine Updates mehr an, oder es gibt ihn nicht mehr.
- Das Programm läuft nur noch auf einem alten Betriebssystem oder einem einzigen Rechner.
- Die Person, die es eingerichtet hat, ist nicht mehr da.
- Neue Anforderungen lassen sich nicht umsetzen, etwa mobile Nutzung oder Schnittstellen.
- Sicherheitsanforderungen, etwa von Versicherungen oder Kunden, lassen sich nicht mehr erfüllen.
Das größte Risiko ist meist nicht das alte System selbst, sondern der Tag, an dem es plötzlich ausfällt und niemand es wieder in Gang bekommt.
Schritt 1: Herausfinden, was das alte System wirklich tut
Alte Programme machen oft Dinge, die niemand mehr bewusst wahrnimmt: eine automatische Mahnung, eine Rundung, eine Prüfung, eine nächtliche Auswertung. Sprechen Sie mit allen, die das System nutzen, und lassen Sie sich die Abläufe zeigen. Notieren Sie auch Sonderfälle und die kleinen Tricks, die sich im Alltag eingeschliffen haben. Diese Liste wird zur Grundlage für das neue System.
Schritt 2: Die Daten sichern
Bevor irgendetwas geändert wird, brauchen Sie einen vollständigen Export der Daten in einem offenen Format. Prüfen Sie, ob wirklich alles drin ist: auch alte Datensätze, Anhänge, Notizen und Verknüpfungen. Wenn das alte System keinen Export kann, ist das die erste Aufgabe. Ohne Ihre Daten haben Sie keine Verhandlungsposition und keine Zukunft.
Schritt 3: Den Nachfolger wählen
Vergleichen Sie Standardsoftware und eine eigene Entwicklung anhand Ihrer Liste aus Schritt 1. Achten Sie besonders darauf, dass Sie dieses Mal nicht wieder in eine Sackgasse geraten: offene Exportformate, eine dokumentierte Schnittstelle und ein Anbieter, der voraussichtlich auch in einigen Jahren noch da ist.
Schritt 4: Schrittweise umstellen
- Nach Bereichen: Erst die Kundenverwaltung, dann Aufträge, dann Rechnungen.
- Nach Teams: Eine Abteilung arbeitet zuerst mit dem neuen System und sammelt Erfahrungen.
- Parallelbetrieb: Für eine begrenzte Zeit laufen beide Systeme, und Ergebnisse werden verglichen. Das kostet Aufwand, findet aber Fehler, bevor sie Kunden treffen.
Legen Sie für jeden Schritt fest, wie Sie zurückkönnen, falls etwas schiefgeht.
Schritt 5: Das Team mitnehmen
Neue Software scheitert öfter an fehlender Akzeptanz als an Technik. Beziehen Sie die Menschen, die täglich damit arbeiten, früh ein. Planen Sie Schulungen ein und eine Ansprechperson für die ersten Wochen. Und rechnen Sie damit, dass die Arbeit am Anfang langsamer geht. Das ist normal und vergeht.
Schritt 6: Das alte System sauber abschalten
Bewahren Sie einen Lesezugang oder einen vollständigen Export für Aufbewahrungsfristen auf, etwa für Rechnungen. Dann schalten Sie das alte System ab, kündigen Verträge und entfernen Zugänge.
Häufige Fragen
- Wie lange dauert die Ablösung alter Software?
- Für ein überschaubares Programm oft wenige Wochen, für ein zentrales System wie eine Warenwirtschaft eher Monate. Der größte Zeitfaktor ist meist nicht die Technik, sondern das Klären der Abläufe und Sonderfälle.
- Was tun, wenn sich die Daten nicht exportieren lassen?
- Oft liegen die Daten in einer Datenbank, die sich mit dem richtigen Werkzeug direkt auslesen lässt, auch ohne Exportfunktion im Programm. Das ist Aufgabe für eine Fachperson, sollte aber vor allen anderen Schritten erledigt werden.
- Lohnt sich eine eigene Entwicklung oder lieber Standardsoftware?
- Wenn Standardsoftware Ihren Ablauf weitgehend abdeckt, ist sie meist günstiger. Eine eigene Entwicklung lohnt sich, wenn Ihr Ablauf besonders ist oder wenn Sie mehrere Programme durch eins ersetzen wollen.
- Was ist mit Aufbewahrungsfristen für alte Daten?
- Rechnungen und Buchungsunterlagen müssen meist mehrere Jahre aufbewahrt werden und lesbar bleiben. Sorgen Sie für einen vollständigen Export oder einen Lesezugang, bevor das alte System abgeschaltet wird.