Kurz gesagt
Vertrauliche und große Dateien verschicken Sie am besten nicht als Anhang, sondern als Link aus Ihrer eigenen Ablage: mit Passwort, Ablaufdatum und der Möglichkeit, ihn jederzeit zurückzunehmen. Der Empfänger braucht kein Konto, die Datei verlässt Ihre Kontrolle nicht, und Sie sehen, was geteilt ist. Für Unterlagen in die andere Richtung gibt es Upload-Links.
Was am E-Mail-Anhang stört
- Er ist weg, sobald er weg ist. Einmal verschickt, liegt die Datei in Postfächern, die Sie nicht kontrollieren, auch bei falscher Adresse.
- Versionen vervielfältigen sich. Jede Rückmeldung erzeugt eine neue Kopie, und am Ende weiß niemand, welche gilt.
- Größenlimits: Viele Mailserver nehmen nur Anhänge bis 20 oder 25 MB an.
- Kein Rückruf: Eine falsch verschickte Mail lässt sich nicht zurückholen.
Und Transferdienste?
Dienste für große Dateien lösen das Größenproblem, schaffen aber ein neues: Die Datei liegt bei einem Anbieter, den Ihre Firma oft gar nicht ausgesucht hat, ohne AV-Vertrag und ohne Überblick, was dort gerade alles liegt. Für Fotos vom Firmenfest mag das gehen, für Verträge, Personalunterlagen oder Mandantenakten nicht.
Der bessere Weg: ein Link aus der eigenen Ablage
- Passwort: Der Link allein reicht nicht. Das Passwort schicken Sie auf einem anderen Weg, etwa per SMS oder am Telefon.
- Ablaufdatum: Der Link gilt bis Freitag, danach ist er tot, ohne dass jemand daran denken muss.
- Zurücknehmen: Falscher Empfänger? Link löschen, erledigt.
- Überblick: Sie sehen jederzeit, welche Dateien nach außen geteilt sind.
- Kein Konto nötig: Der Empfänger klickt und lädt herunter, ohne sich irgendwo zu registrieren.
Die andere Richtung: Unterlagen einsammeln
Mindestens so oft müssen Sie Dateien bekommen: Belege vom Mandanten, Pläne vom Fachplaner, Fotos vom Kunden. Dafür gibt es Upload-Links. Der Empfänger sieht einen Ordner, in den er Dateien hineinlegen, aber nichts herausnehmen kann. Das Postfach bleibt frei, und die Unterlagen landen gleich am richtigen Ort.
Worauf Sie bei einer Ablage achten sollten
- Zwei-Faktor-Anmeldung für alle Konten im Team, nicht nur für die Verwaltung.
- Ein AV-Vertrag mit dem Anbieter, für Berufsgeheimnisträger mit Verschwiegenheitsklausel. Was dort hineingehört, steht in AV-Vertrag: Wann Sie einen brauchen.
- Virenprüfung beim Hochladen, damit ein verseuchter Upload nicht im Team weitergereicht wird.
- Klare Angaben, wo die Daten liegen.
So arbeitet Shield Docs: Links mit Passwort und Ablaufdatum, Upload-Links für Externe, Zwei-Faktor für alle und eine eigene Instanz je Firma. Wer gerade überlegt, ob eine eigene Ablage oder ein großer Cloud-Anbieter besser passt, findet in Dropbox, OneDrive oder eigene Ablage? eine Gegenüberstellung.
Häufige Fragen
- Ist ein Link ohne Passwort unsicher?
- Ein langer, zufälliger Link ist schwer zu erraten. Wird er aber weitergeleitet oder landet er in falschen Händen, kommt jeder an die Datei. Für vertrauliche Unterlagen gehört deshalb ein Passwort dazu.
- Wie schicke ich das Passwort am besten?
- Auf einem anderen Weg als den Link, also per SMS, Messenger oder am Telefon. Kommen Link und Passwort in derselben Mail, schützt das Passwort nicht viel.
- Kann ich sehen, ob der Empfänger die Datei geladen hat?
- Das hängt von der Ablage ab. Wichtiger ist, dass Sie den Link mit Ablaufdatum versehen und nach Erledigung zurücknehmen können.