ShieldShield Docs
Aktenmit Schloss.
Eine Ablage für das ganze Team, Office-Dateien direkt im Browser und ein Archiv, das jeden Scan per Texterkennung durchsuchbar macht. Mit Zwei-Faktor-Anmeldung für alle, Virenprüfung bei jedem Upload und einer eigenen, getrennten Instanz für Ihre Firma.
Eigene Instanz je FirmaZwei-Faktor für alle KontenServer in der EU, Sicherungen in Nürnberg
- Dropbox Alternative Datenschutz
- Dokumentenablage Firma
- Dokumente digital archivieren
- Dateien sicher mit Mandanten teilen
- Office im Browser
- Volltextsuche Scans
- Cloud für Kanzleien
- Dokumentenmanagement kleines Büro
Wogegen
Shield Docs hilft
Das passiert jeden Tag, bei großen wie bei kleinen Firmen. Die meisten Angriffe laufen automatisch und suchen sich nicht aus, wen sie treffen.
Anhänge als AblageDie aktuelle Version des Vertrags steckt irgendwo im Postfach von irgendwem, als „final_v3_neu.docx“.
Private Cloud-KontenKundendaten auf privaten Dropbox- oder Google-Konten, von denen die Firma nichts weiß.
Ein Passwort für allesWer das Passwort hat, hat die Akten. Zweiter Faktor? Fehlanzeige.
PapierbergeOrdner im Keller, die niemand durchsuchen kann und die beim Wasserschaden als Erstes nass werden.
USB-Sticks und WeTransferGroße Dateien wandern über Wege, die niemand kontrolliert und keiner protokolliert.
Wer hat was geändert?Eine Datei ist weg oder überschrieben, und keiner kann sagen, wann und durch wen.
So arbeitet
Shield Docs
Mehrere Schichten, jede mit einer eigenen Aufgabe. Was eine durchlässt, fängt die nächste. Die Werkzeuge dahinter sind bewährte, offene Software.
- 01
Anmeldung
Eine zentrale Anmeldung für Ablage, Office und Archiv. Zwei-Faktor ist für jedes Konto Pflicht, wiederholte Fehlversuche sperren vorübergehend.
Keycloak · TOTP
- 02
Ablage
Ordner für Team, Projekte und jede Person. Freigaben an Kolleginnen, Kollegen und Externe per Link, mit Passwort und Ablaufdatum.
OpenCloud · Apps für Windows, macOS, Linux, iOS, Android
- 03
Office im Browser
Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien öffnen und gemeinsam bearbeiten, ohne dass eine Kopie auf dem eigenen Rechner landet.
ONLYOFFICE
- 04
Archiv
Scans, PDFs und E-Mails werden per Texterkennung durchsuchbar, verschlagwortet und nach Rechten getrennt abgelegt.
Paperless-ngx · OCR
- 05
Prüfung und Schutz
Jede hochgeladene Datei wird auf Schadsoftware geprüft. Die Daten liegen verschlüsselt auf der Platte, jede Firma in einer eigenen, getrennten Umgebung.
ClamAV · LUKS · getrennte Container je Firma
Was
dazugehört
Eine Firma, eine Instanz
Ihre Ablage teilt sich keine Datenbank mit anderen Kunden. Jede Firma bekommt eigene Dienste, eigene Anmeldung und eine eigene Adresse.
Mit Kunden teilen, kontrolliert
Statt Anhang oder WeTransfer: ein Link mit Passwort und Ablaufdatum. Sie sehen, was geteilt ist, und können es jederzeit zurücknehmen.
Papier wird durchsuchbar
Eingescannte Briefe und PDFs landen im Archiv und lassen sich nach jedem Wort durchsuchen, auch nach Jahren.
Mails ins Archiv
Eine Mail in den Ordner „Ins Archiv“ schieben oder im Webmail einen Knopf drücken: Mail und Anhänge liegen im Archiv, mit Absender und Datum.
Abmelden heißt abmelden
Wer sich in der Ablage abmeldet, ist im selben Browser auch aus dem Archiv draußen. Auf dem Handy bleibt die Anmeldung bestehen.
Tägliche Sicherung mit Löschschutz
Jede Nacht geht eine Sicherung auf einen zweiten Server in Nürnberg, der nichts löschen lässt. Auch nicht, wenn jemand die Zugangsdaten kennt.
Rechte nach Rollen
Wer sieht welche Ordner, wer darf ins Archiv? Rollen für Verwaltung und Mitarbeitende, Ordner gezielt freigegeben.
Verbunden mit Shield Mail
Beim Schreiben einer Mail Dateien aus der Ablage anhängen oder als sicheren Link verschicken.
Ehrlich
gesagt
Shield Docs ist kein zertifiziertes Dokumentenmanagementsystem nach GoBD. Ob Ihr Archiv steuerlichen Anforderungen genügt, hängt auch von Ihrer Verfahrensdokumentation ab.
Für Gesundheitsdaten von Arzt-, Zahnarzt-, Psychotherapie- und Heilmittelpraxen verlangt § 393 SGB V ein C5-Testat des Cloud-Anbieters. Das hat Shield Docs nicht. Patientendaten gehören deshalb nicht hinein.
Die Server stehen in einem Rechenzentrum in Frankreich, also in der EU, nicht in Deutschland. Die Sicherungen liegen in Nürnberg.
So läuft
der Start
- 01
Ordnung planen
Welche Bereiche, welche Rollen, wer darf was? Wir legen die Struktur gemeinsam fest, bevor die erste Datei umzieht.
- 02
Instanz einrichten
Ihre Firma bekommt eine eigene Umgebung mit eigener Adresse und Anmeldung im Unit256-Design.
- 03
Konten und Zwei-Faktor
Jede Person bekommt ein Konto und richtet bei der ersten Anmeldung die Zwei-Faktor-App ein. Wir begleiten das.
- 04
Daten übernehmen
Bestehende Ordner und Scans ziehen um. Das Archiv liest dabei alles per Texterkennung ein.
Für Ihre
Branche
- §43e Anwaltskanzleien Rechtsanwältinnen, Rechtsanwälte, Sozietäten
- §62a Steuerberatung Steuerkanzleien und Buchhaltungsbüros
- WEG Hausverwaltungen WEG- und Mietverwaltung, Immobilienbüros
- DWG Architektur- und Ingenieurbüros Architektur, Planung, Ingenieurwesen
- HWK Handwerksbetriebe Handwerk, Bau und technische Dienstleister
Gesundheitsberufe: Für Arztpraxen, Zahnarztpraxen, Psychotherapeutische Praxen, Therapiepraxen, Pflegedienste gilt § 393 SGB V. Shield Docs hat kein C5-Testat und ist dort nur für Daten ohne Patientenbezug geeignet. Die Branchenseiten erklären, was das konkret heißt: Arztpraxen, Zahnarztpraxen, Psychotherapeutische Praxen, Therapiepraxen, Pflegedienste.
Häufige Fragen
Ist Shield Docs eine Alternative zu Dropbox, OneDrive oder Google Drive?
Für die gemeinsame Ablage einer Firma ja. Der Unterschied: eigene Instanz nur für Ihre Firma, Zwei-Faktor für alle, Server in der EU, AV-Vertrag und keine Datenweitergabe an US-Konzerne.
Können wir Dateien mit Kunden oder Mandanten teilen?
Ja, per Link mit Passwort und Ablaufdatum. Der Empfänger braucht kein Konto. Sie sehen jederzeit, was geteilt ist, und können den Link zurücknehmen.
Gibt es Apps für Computer und Handy?
Ja. Für Windows, macOS und Linux gibt es Sync-Apps, für iPhone und Android mobile Apps. Im Browser funktioniert alles ohne Installation.
Wo liegen unsere Daten?
In einem Rechenzentrum in Frankreich, also in der EU, verschlüsselt auf der Platte. Die tägliche Sicherung liegt auf einem zweiten Server in Nürnberg.
Dürfen Arztpraxen dort Patientendaten speichern?
Nein. Für Gesundheitsdaten von Kassen-Leistungserbringern verlangt § 393 SGB V ein C5-Testat des Cloud-Anbieters, und das hat Shield Docs nicht. Für Verwaltung, Personal und Lieferanten lässt es sich nutzen.
Was passiert, wenn jemand das Team verlässt?
Das Konto wird gesperrt, laufende Anmeldungen enden. Die Dateien bleiben in der Firmenablage und können neu zugeordnet werden.
Ist das Archiv revisionssicher nach GoBD?
Shield Docs hat kein GoBD-Zertifikat. Das Archiv protokolliert Änderungen und wird täglich gesichert, für die steuerliche Anerkennung kommt es aber auch auf Ihre Verfahrensdokumentation an. Das klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.
Schutz fürIhre Firma?
Schreiben Sie uns, was Sie heute nutzen. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob Shield Docs passt, und ein Angebot. Rechenzentrum in der EU (Frankreich), Sicherungen in Nürnberg.
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