Kurz gesagt
Ein Wechsel des E-Mail-Anbieters gelingt ohne Verlust, wenn die Reihenfolge stimmt: Postfächer beim neuen Anbieter anlegen, alte Mails per IMAP kopieren, während der alte Anbieter weiterläuft, dann den MX-Eintrag umstellen und nach ein paar Tagen nachholen, was in der Übergangszeit noch beim alten Anbieter ankam. Erst danach wird der alte Anbieter gekündigt.
Warum Umzüge schiefgehen
Die meisten Probleme entstehen nicht beim Kopieren, sondern in der Reihenfolge. Wer den alten Anbieter kündigt, bevor alles drüben ist, verliert Mails. Wer den MX-Eintrag umstellt, bevor die neuen Postfächer stehen, lässt Mails ins Leere laufen. Und wer vergisst, dass DNS-Änderungen Zeit brauchen, wundert sich über Mails, die tagelang noch beim alten Anbieter ankommen.
Die Reihenfolge, die funktioniert
- Bestandsaufnahme: Welche Domains, welche Postfächer, welche Weiterleitungen und Sammeladressen gibt es? Wo sind die Zugangsdaten zur Domainverwaltung?
- TTL senken: Einen Tag vorher die Gültigkeitsdauer der DNS-Einträge auf wenige Minuten setzen. Dann greift die spätere Umstellung schnell.
- Postfächer beim neuen Anbieter anlegen, gleiche Adressen, neue oder gleiche Passwörter.
- Mails kopieren: Per IMAP werden Ordner und Mails vom alten zum neuen Anbieter kopiert, während der alte weiterläuft. Niemand muss etwas exportieren.
- DNS umstellen: MX, SPF, DKIM und DMARC auf den neuen Anbieter. Ab jetzt kommen neue Mails dort an.
- Geräte umstellen: Outlook, Thunderbird und Handys bekommen die neuen Server. Viele Programme finden sie per Autokonfiguration selbst.
- Nachholen: Nach zwei bis drei Tagen noch einmal kopieren. Gute Werkzeuge übernehmen dabei nur, was neu ist, ohne Doppelte.
- Abschalten: Erst jetzt den alten Anbieter kündigen und die alten Zugangsdaten löschen.
Was oft vergessen wird
- Sammeladressen und Weiterleitungen wie info@ oder rechnung@, die kein eigenes Postfach haben.
- Geräte, die Mails verschicken: Scanner, Kassensysteme, Kontaktformulare der Website. Sie brauchen neue Zugangsdaten.
- SPF: Der neue Anbieter muss im SPF-Eintrag stehen, sonst landen Ihre Mails beim Empfänger im Spam. Siehe E-Mails landen im Spam.
- Kalender und Kontakte, falls der alte Anbieter sie mitverwaltet hat. Die ziehen per IMAP nicht automatisch mit.
Alte Postfächer später dazuholen
Manchmal tauchen nach dem Umzug noch weitere alte Postfächer auf: ein früherer Anbieter, ein privates Gmail-Konto mit Geschäftspost. Die lassen sich auch später noch in ein bestehendes Postfach kopieren, wahlweise in einen eigenen Ordner, damit nichts durcheinandergerät.
Bei Shield Mail übernehmen wir den Umzug samt Nachholen, und Mails aus weiteren Postfächern holen wir auf Wunsch dazu. Wie Sie Domain, Hosting und E-Mail auseinanderhalten, erklärt Domain, Hosting, E-Mail: Was ist was?.
Häufige Fragen
- Wie lange dauert ein Umzug?
- Das Kopieren dauert je nach Menge Minuten bis Stunden pro Postfach. Die DNS-Umstellung greift meist innerhalb weniger Stunden. Mit Nachholen sollten Sie insgesamt ein paar Tage einplanen, in denen beide Anbieter laufen.
- Kann ich meine E-Mail-Adresse behalten?
- Ja. Die Adresse hängt an Ihrer Domain, nicht am Anbieter. Solange Ihnen die Domain gehört, ziehen die Adressen einfach mit.
- Was passiert mit Mails, die während der Umstellung ankommen?
- Manche landen noch beim alten Anbieter, weil DNS-Änderungen nicht überall gleichzeitig ankommen. Genau deshalb wird nach ein paar Tagen nachgeholt, bevor der alte Anbieter abgeschaltet wird.