Kurz gesagt
Zugänge sperren, Daten übergeben, Geräte zurückholen und gemeinsam genutzte Passwörter ändern. Am zuverlässigsten klappt das mit einer festen Liste, die bei jedem Austritt gleich abläuft.
Warum eine feste Liste hilft
Wenn jemand geht, ist meist viel los: Übergaben, Abschied, Nachbesetzung. Dabei geraten die technischen Aufgaben leicht in Vergessenheit. Eine Liste, die bei jedem Austritt gleich abläuft, sorgt dafür, dass nichts liegen bleibt, unabhängig davon, wer sie abarbeitet.
Vor dem letzten Arbeitstag
- Übergabe der laufenden Aufgaben und Zugänge zu Projekten besprechen.
- Klären, was mit dem Postfach passiert: Abwesenheitsnotiz, Weiterleitung, Aufbewahrung.
- Dateien, die nur lokal liegen, an einen gemeinsamen Ort verschieben.
Am letzten Arbeitstag
- Konten sperren, aber noch nicht löschen.
- Laptop, Handy, Schlüssel und Zugangskarten zurücknehmen.
- Zugänge zu externen Diensten entfernen, etwa Banking, Social Media oder Portale von Lieferanten.
Danach
- Gemeinsam genutzte Passwörter ändern.
- Lizenzen freigeben oder neu zuweisen.
- Postfach und Daten nach den festgelegten Fristen archivieren oder löschen.
Ein Hinweis zum Postfach
Ob Sie auf das Postfach einer ausgeschiedenen Person zugreifen dürfen, hängt unter anderem davon ab, ob private Nutzung erlaubt war. Klären Sie das vorher, im Zweifel mit Ihrer Datenschutzberatung, und halten Sie die Regelung für künftige Fälle schriftlich fest.
Dasselbe in umgekehrt
Für neue Kolleginnen und Kollegen funktioniert die Liste genauso, nur rückwärts: Konten anlegen, Geräte vorbereiten, Rechte vergeben. Wer am ersten Tag alles vorfindet, kann sofort anfangen. Mehr zur Personalverwaltung.
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