Kurz gesagt
Am ersten Arbeitstag sollten Konto, E-Mail, Gerät, Zugänge zu den nötigen Programmen und ein kurzer Überblick bereitstehen. Damit das klappt, braucht es eine Checkliste, die einige Tage vor dem Start beginnt und für jede Rolle festlegt, welche Zugänge nötig sind. So kann die neue Person sofort arbeiten, und es entstehen keine Notlösungen wie geteilte Passwörter.
Warum der erste Tag so wichtig ist
Wer am ersten Tag ohne Laptop, ohne Konto und ohne Zugänge dasitzt, bekommt einen klaren Eindruck davon, wie der Betrieb organisiert ist. Außerdem entstehen genau in diesen Tagen die Sicherheitslücken, die später niemand mehr findet: „Melde dich einfach erst mal mit meinem Zugang an“, ein Passwort auf einem Zettel, Rechte, die großzügig vergeben werden, damit es schnell geht.
Die Grundlage: Rollen statt Einzelfälle
Legen Sie für jede Rolle im Betrieb fest, welche Zugänge und Geräte dazugehören. Eine Person im Vertrieb braucht andere Programme als jemand in der Buchhaltung oder in der Werkstatt. Mit diesen Vorlagen muss nicht bei jedem Neuzugang neu überlegt werden, und niemand bekommt mehr Rechte als nötig.
Eine Woche vorher
- Rolle, Startdatum und Arbeitsplatz an die zuständige Person für die IT melden.
- Gerät bestellen oder vorhandenes Gerät neu aufsetzen, nicht einfach vom Vorgänger übernehmen.
- Lizenzen prüfen: Ist für jedes nötige Programm eine frei?
Ein bis zwei Tage vorher
- Benutzerkonto und E-Mail-Adresse anlegen.
- Zugänge zu Programmen nach der Rollenvorlage einrichten.
- Gerät fertig einrichten, Updates einspielen, Verschlüsselung prüfen.
- Zugang zum Passwort-Manager und zu gemeinsamen Tresoren vorbereiten.
- Telefon, Schlüssel, Zugangskarte bereitlegen.
Am ersten Tag
- Gerät übergeben und gemeinsam das erste Passwort setzen.
- Zwei-Faktor-Anmeldung zusammen einrichten.
- Kurze Einführung: Wo liegen Dateien, wie funktioniert der Passwort-Manager, wen fragt man bei Problemen?
- Wichtigste Regeln: Wie erkennt man verdächtige Mails, und wo meldet man sie?
- Ansprechperson für die ersten Wochen benennen.
Nach der Probezeit
Prüfen Sie nach einigen Wochen, ob die Zugänge passen. Oft fehlt etwas, oder es wurde vorsorglich mehr vergeben, als nötig ist. Beides lässt sich jetzt leicht korrigieren.
Dasselbe rückwärts
Wenn jemand den Betrieb verlässt, läuft dieselbe Liste in umgekehrter Reihenfolge. Weil die Rollenvorlage festhält, was vergeben wurde, weiß man auch, was entzogen werden muss. Mehr dazu im Beitrag Was muss passieren, wenn jemand die Firma verlässt?
Häufige Fragen
- Darf eine neue Person den Laptop des Vorgängers übernehmen?
- Nur nachdem das Gerät vollständig zurückgesetzt und neu eingerichtet wurde. Sonst übernimmt sie Daten, gespeicherte Anmeldungen und manchmal auch Rechte, die nicht für sie gedacht sind.
- Welche Zugänge braucht jemand in der Probezeit?
- Die, die für die Aufgaben nötig sind, nicht mehr. Weitere Rechte lassen sich jederzeit ergänzen. Zu viele Rechte am Anfang werden dagegen selten wieder entzogen.
- Wer ist im Betrieb für das Onboarding zuständig?
- Bewährt hat sich eine Person, die die Liste verantwortet, auch wenn mehrere mitarbeiten. Ohne klare Zuständigkeit bleibt immer etwas liegen.
- Wie dokumentiere ich, welche Zugänge vergeben wurden?
- Am einfachsten mit einer Liste je Person, die auf der Rollenvorlage aufbaut. Viele Programme zur Benutzerverwaltung können das auch automatisch protokollieren.