Kurz gesagt
Ein digitales Archiv nimmt Scans, PDFs und E-Mails auf, liest per Texterkennung (OCR) jedes Wort aus und macht alles durchsuchbar, nach Absender, Datum, Stichwort oder einem beliebigen Begriff im Text. Wichtig sind klare Ablageregeln, Rechte je Person, tägliche Sicherungen und bei steuerlich relevanten Unterlagen die Aufbewahrungsfristen und eine Verfahrensdokumentation.
Warum Ordner im Keller nicht mehr reichen
Ein Ordner im Regal ist durchsuchbar, wenn man weiß, wo man suchen muss. Für alles andere hilft nur Blättern. Ein digitales Archiv dreht das um: Jedes Dokument lässt sich nach jedem Wort finden, egal unter welchem Stichwort es abgelegt wurde. Nebenbei verschwindet das Problem mit Wasserschäden, Umzügen und dem einen Ordner, den jemand mit nach Hause genommen hat.
So funktioniert es
- Erfassen: Papier wird gescannt, PDFs werden hochgeladen, E-Mails werden aus einem Postfach-Ordner abgeholt.
- Texterkennung: Eine OCR-Software liest den Text aus jedem Scan aus und speichert ihn zusammen mit dem Dokument.
- Zuordnen: Das Archiv erkennt Absender, Datum und Dokumentart teilweise selbst und schlägt Schlagwörter vor. Was es nicht erkennt, ergänzt man von Hand.
- Berechtigen: Wer darf welche Dokumente sehen? Personalakten gehören nicht in denselben Bereich wie Lieferantenrechnungen.
- Finden: Suche nach jedem Wort, gefiltert nach Absender, Zeitraum oder Schlagwort.
Ablageregeln, die sich bewähren
- Ein Eingang: Alles kommt an einer Stelle an, gescannt oder als Mail, und wird dort einsortiert.
- Wenige, klare Schlagwörter: Lieber zehn, die jeder versteht, als hundert, die niemand nutzt.
- Dokumentarten statt Ordner: Rechnung, Vertrag, Bescheid, Korrespondenz. Gesucht wird ohnehin über Text und Filter.
- Der Scan ist das Dokument: Wer Papier und Scan parallel pflegt, hat am Ende zwei halbe Archive.
Was steuerlich zu beachten ist
Für steuerlich relevante Unterlagen gelten Aufbewahrungsfristen. Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz sind es für Buchungsbelege acht Jahre, für empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe, auch E-Mails, sechs Jahre, für Bücher und Jahresabschlüsse weiterhin zehn Jahre (§ 147 AO).
Außerdem gelten die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form. Sie verlangen unter anderem, dass Unterlagen unveränderbar, vollständig und lesbar aufbewahrt werden und dass beschrieben ist, wie das Archiv funktioniert. Diese Beschreibung heißt Verfahrensdokumentation.
E-Mails gleich mit archivieren
Viele Dokumente kommen heute per Mail. Ein gutes Archiv holt sie direkt ab: Mail in einen bestimmten Ordner schieben, und Mail samt Anhängen landet im Archiv, mit Absender und Datum. Das ist bequemer als Herunterladen und Hochladen und vermeidet, dass Anhänge doppelt herumliegen.
Das Archiv in Shield Docs arbeitet so: Texterkennung für jeden Scan, Mails über den Ordner „Ins Archiv“ oder per Knopf im Webmail, Rechte je Person und tägliche Sicherung mit Löschschutz. Es ist kein GoBD-zertifiziertes System, für die steuerliche Anerkennung zählt Ihre Verfahrensdokumentation. Branchen mit viel Papier: Steuerberatung und Hausverwaltungen.
Häufige Fragen
- Brauche ich einen besonderen Scanner?
- Ein Dokumentenscanner mit automatischem Einzug spart viel Zeit. Für einzelne Briefe reicht auch eine gute Handy-App, die direkt ins Archiv hochlädt.
- Wie lange dauert die Texterkennung?
- Bei normalen Briefen wenige Sekunden pro Seite. Bei großen Mengen arbeitet das Archiv sie im Hintergrund ab.
- Findet die Suche auch Handschrift?
- Gedruckter Text wird zuverlässig erkannt, Handschrift nur eingeschränkt. Handschriftliche Notizen sollten deshalb ein passendes Schlagwort bekommen.