BranchenHausverwaltungen
Dicht. Auchbeim Postfach.
Hunderte Eigentümer, Mieter, Handwerker und Versorger schreiben einer Hausverwaltung. Genau dazwischen verstecken sich gefälschte Rechnungen und Phishing. Shield prüft die Post, legt Unterlagen sicher ab und teilt Protokolle kontrolliert.
Website, E-Mail und AblageAV-Vertrag mit VerschwiegenheitsklauselMails in Nürnberg, Ablage in der EU
- IT-Sicherheit Hausverwaltung
- Hausverwaltung Rechnungsbetrug
- gefälschte Handwerkerrechnung
- WEG Unterlagen digital teilen
- Eigentümerversammlung Protokoll sicher
- Phishing Hausverwaltung
- Hausverwaltung Datenschutz
- Immobilienverwaltung E-Mail Schutz
Wo es
hakt
Typische Schwachstellen in Hausverwaltungen. Nicht aus Unachtsamkeit, sondern weil der Alltag voll ist und IT nebenher laufen muss.
Gefälschte HandwerkerrechnungenDie Rechnung sieht aus wie immer, nur die Bankverbindung ist neu. Bei Dutzenden Objekten fällt das kaum auf.
Mieterdaten im AnhangSelbstauskünfte, Gehaltsnachweise und Ausweiskopien wandern als Anhang durch Postfächer.
Protokolle per RundmailDas Protokoll der Eigentümerversammlung an 80 Adressen, eine davon ist veraltet.
Gefälschte VersorgerStrom, Wasser, Versicherung: Phishing tarnt sich gern als Versorger mit „offenem Betrag“.
Was gilt,
kurz eingeordnet
Die wichtigsten Pflichten, die für IT in Hausverwaltungen eine Rolle spielen. Eine Orientierung, keine Rechtsberatung.
- DSGVO
- Mieter- und Eigentümerdaten, Bankverbindungen und Selbstauskünfte sind personenbezogene Daten. Für sie gelten angemessene Schutzmaßnahmen nach Art. 32 und AV-Verträge mit allen Dienstleistern.
- Sorgfalt im Zahlungsverkehr
- Als Verwaltung bewegen Sie fremdes Geld. Eine Überweisung auf eine gefälschte Bankverbindung ist schnell passiert und schwer zurückzuholen.
- Datensparsamkeit bei Rundschreiben
- Was an alle Eigentümer geht, sollte nur enthalten, was alle sehen dürfen. Ein geteilter Ordner mit Rechten ist dafür besser als eine Rundmail.
Ihr Schutz
in drei Teilen
-
WAF
Shield Web
Schützt Verwaltungs-Website, Schadenmeldungs- und Kontaktformulare vor Spam, Bots und Angriffen.
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MX
Shield Mail
Prüft jede Mail auf gefälschte Absender und Schadanhänge. Rechnungen, die sich als Ihr Handwerker ausgeben, aber nicht von seinem Server kommen, fallen auf. Postfächer und Sammeladressen wie schaden@ oder rechnung@ inklusive.
Mehr zu Shield Mail -
DOC
Shield Docs
Objektordner mit Rechten, Protokolle und Abrechnungen per Link an Eigentümer teilen, Papierpost per Texterkennung ins durchsuchbare Archiv.
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So sieht das
im Alltag aus
Die Dachrinne, zum zweiten Mal
Dieselbe Rechnung, dieselbe Summe, neue IBAN, scheinbar vom Dachdecker. Gesendet von einem Server, der nicht zum Dachdecker gehört: Shield Mail fängt sie ab, bevor die Buchhaltung bucht. Bei einer täuschend ähnlichen Domain greift der Rückruf beim bekannten Ansprechpartner.
80 Eigentümer, ein Link
Das Protokoll liegt im Objektordner, der Link gilt bis zum Ende der Anfechtungsfrist. Danach ist er weg, ohne dass jemand daran denken muss.
Wasserschaden im Keller
Glücklicherweise nur bei den Akten aus den Neunzigern, die längst gescannt sind. Das Archiv findet sie nach jedem Wort.
Typische Situationen, zugespitzt. Keine Kundengeschichten.
So kommen
wir zusammen
- 01
Gespräch
Wir hören zu: Was nutzen Sie heute, was stört, welche Pflichten gelten für Sie? Danach wissen beide Seiten, ob es passt.
- 02
Plan
Sie bekommen schriftlich, welche Shields wir vorschlagen, was das kostet und wie der Wechsel abläuft.
- 03
Einrichtung
Wir richten ein, ziehen um und testen, während Ihre bisherigen Systeme weiterlaufen. AV-Vertrag inklusive.
- 04
Betrieb
Wir betreiben, aktualisieren und überwachen. Sie arbeiten einfach weiter und haben einen festen Ansprechpartner.
Zum
Weiterlesen
- Gefälschte Rechnungen und CEO-Fraud: So erkennt Ihr Team den BetrugDie teuerste Art von Betrugsmail kommt ohne Schadprogramm aus. Was dagegen hilft.
- Dateien sicher an Kunden schicken: Besser als E-Mail-Anhang und WeTransferWarum Anhänge für vertrauliche und große Dateien der falsche Weg sind und was stattdessen funktioniert.
- Papier digital archivieren: So funktioniert ein Dokumentenarchiv mit VolltextsucheVom Scanner bis zur Suche nach jedem Wort. Und was dabei steuerlich zu beachten ist.
- Phishing-Mails erkennen: Die Merkmale, auf die es wirklich ankommtRechtschreibfehler sind kein verlässliches Zeichen mehr. Diese Prüfungen schon.
Häufige Fragen
Erkennt Shield Mail gefälschte Rechnungen?
Es erkennt gefälschte Absender, also Mails, die nicht vom Server der angeblichen Firma kommen, sowie Schadanhänge und bekannte Betrugslinks. Zwei Fälle sehen technisch einwandfrei aus: eine Rechnung aus einem gekaperten, echten Postfach und eine von einer täuschend ähnlichen Domain. Bei geänderten Bankverbindungen bleibt ein Rückruf Pflicht.
Können Eigentümer ohne Konto auf Unterlagen zugreifen?
Ja, per Link mit Passwort und Ablaufdatum. Für Beiräte, die regelmäßig Zugriff brauchen, lassen sich auch Konten anlegen.
Wir haben eine Verwaltungssoftware. Brauchen wir dann Shield Docs?
Die Verwaltungssoftware bleibt. Shield Docs ist der Ort für alles, was dort nicht hineinpasst: Pläne, Fotos, Protokolle, Gutachten, Korrespondenz.
Wo liegen die Daten?
E-Mails in Nürnberg, die Ablage in einem Rechenzentrum in Frankreich (EU), Sicherungen in Nürnberg.
Für Hausverwaltungengemacht.
Beschreiben Sie kurz, was Sie heute nutzen und was Sie stört. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung und ein Angebot, das zur Größe Ihres Betriebs passt.
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- KZBV Zahnarztpraxen Zahnärzte, Kieferorthopädie, MKG
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