Kurz gesagt
Jeder Betrieb sollte eine Liste aller wichtigen Zugänge führen: wo Domain, Website, Server und Postfächer liegen, auf wen die Verträge laufen und wer sich anmelden kann. Die Zugangsdaten selbst gehören in einen Passwort-Manager der Firma, nicht in das Postfach eines einzelnen Mitarbeiters oder Dienstleisters.
Warum diese Liste so wichtig ist
Solange alles läuft, fällt nicht auf, dass das Wissen über Zugänge in einem einzigen Kopf steckt. Kritisch wird es, wenn genau diese Person nicht mehr da ist: Die Agentur meldet sich nicht, der Administrator hat gekündigt, oder der Kollege ist im Urlaub, während die Website ausfällt. Ohne Übersicht beginnt dann eine Suche, die Tage dauern kann.
Was auf die Liste gehört
- Domain: bei welchem Registrar, auf wen eingetragen, wann sie verlängert wird.
- DNS: wo die Einträge gepflegt werden, falls nicht beim Registrar.
- Hosting und Server: Anbieter, Vertragsnummer, wer Zugriff auf die Verwaltungsoberfläche hat.
- E-Mail: Anbieter der Postfächer und das Konto, mit dem sie verwaltet werden.
- Website: Administrator-Zugänge für das CMS und gegebenenfalls den Shop.
- Software und Cloud-Dienste: Microsoft 365, Google Workspace, Buchhaltung, CRM, jeweils mit Hauptkonto.
- Sicherungen: wo sie liegen und wie man sie zurückspielt.
Drei Regeln, die viel Ärger ersparen
- Verträge auf die Firma. Domain und Hosting gehören auf Ihren Firmennamen, nicht auf den Dienstleister. Bei der Domain ist der eingetragene Inhaber entscheidend.
- Wiederherstellung über Firmenadressen. Passwort-Zurücksetzen-Mails müssen an eine Adresse gehen, die der Firma gehört, zum Beispiel it@ihre-firma.de, nicht an ein privates Postfach oder an die Agentur.
- Zwei-Faktor-Anmeldung mit Plan B. Ist sie aktiv, gehören die Wiederherstellungscodes in den Passwort-Manager. Sonst sperren Sie sich bei verlorenem Handy selbst aus.
Wann Sie die Liste prüfen sollten
- Wenn jemand das Unternehmen verlässt, als Teil der Offboarding-Checkliste.
- Wenn ein Dienstleister wechselt oder ein neuer dazukommt.
- Mindestens einmal im Jahr, am besten zusammen mit dem IT-Notfallplan.
Fehlen Zugänge schon jetzt, weil ein Dienstleister nicht mehr erreichbar ist, finden Sie auf der Seite Dienstleister weg, Zugänge fehlen die ersten Schritte.
Häufige Fragen
- Darf unsere Agentur die Domain auf ihren Namen registrieren?
- Möglich ist es, empfehlenswert nicht. Wer als Inhaber eingetragen ist, kann über die Domain verfügen. Lassen Sie sie auf Ihre Firma eintragen und der Agentur nur technische Zugänge geben.
- Wie finde ich heraus, wo meine Domain registriert ist?
- Am schnellsten über alte Rechnungen, denn der Registrar berechnet die jährliche Gebühr. Bei .de-Domains zeigt die Abfrage bei der DENIC nur Status und Nameserver, keinen Inhaber; die Nameserver verraten aber oft, bei welchem Anbieter die Domain verwaltet wird.
- Wer sollte Zugriff auf die Liste haben?
- Mindestens zwei Personen in der Firma, damit sie nicht wieder an einem einzigen Kopf hängt. Der Dienstleister bekommt nur die Zugänge, die er für seine Arbeit braucht.